Resolución SSN Nro. 29.458 / 2003

Bs. As., 9/9/2003

 

VISTO el Expediente N° 44506 del Registro de la SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS DE LA NACION, el punto 37. del Reglamento General de la Actividad Aseguradora, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 61 de la Ley N° 19.550, y su modificatoria Ley N° 22.903, introdujeron cambios en las formalidades impuestas por el artículo 53 del Código de Comercio sobre las formas de llevar los libros de contabilidad, a fin de permitir la aplicación de nuevas tecnologías en los sistemas de ingresos de datos y sus registraciones contables;

 

Que, en razón de ello, el punto 37.3. del Reglamento General de la Actividad Aseguradora establece las normas para el reemplazo de libros contables rubricados por el encuadernado de planillas procesadas por equipos de computación;

 

Que, ante el desarrollo de soportes ópticos como sistemas de registraciones contables, corresponde estipular normas para su utilización por parte de las entidades sujetas al control de este Organismo;

 

Que la presente se dicta en uso de las facultades previstas en el artículo 67° de la Ley N° 20.091;

 

Por ello;

EL SUPERINTENDENTE
DE SEGUROS
RESUELVE:

 

Artículo 1° – Incorporar como punto 37.4. del Reglamento General de la Actividad Aseguradora el siguiente texto:
37.4. REEMPLAZO DE LIBROS CONTABLES RUBRICADOS POR SISTEMAS DE REGISTROS EN SOPORTES OPTICOS.
37.4.1. Documentación a presentar con la solicitud para utilizar sistemas de archivo de registros contables en soportes ópticos.
a) Constancia de autorización para utilizar sistemas de registros contables en discos ópticos, emitida por el Registro Público de Comercio u Organismo facultado para la rúbrica de los libros de Comercio, de acuerdo al tipo societario y al domicilio legal de la aseguradora. Se acompañará fotocopia de toda la documentación presentada ante la respectiva autoridad de aplicación.
b) Nómina de libros a reemplazar detallando, para cada uno de ellos, su nombre actual y la denominación a otorgarse en el nuevo sistema propuesto.
c) Actas de las reuniones del Organo de Administración donde consten como puntos específicos del Orden del Día: 1) solicitud de sustitución del sistema al Organismo de aplicación jurisdiccional y 2) la aprobación del reemplazo de registros rubricados, con su detalle, por parte del citado
Organismo.
d) Informe de Contador Público, inscripto en el Registro de Auditores Externos de esta SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS DE LA NACION, en el que se expida, como mínimo, sobre los siguientes aspectos: 1) opinión favorable para la autorización; 2) que el sistema de registración contable descripto en la solicitud cumple con los requisitos exigidos por el artículo 61 de la Ley N° 19.550, modificada por la Ley N° 22.903, y por las normas del Organismo facultado para la rúbrica de libros de acuerdo al tipo societario y al domicilio legal de la aseguradora, en cuanto a permitir la individualización de las operaciones y las correspondientes cuentas deudoras y acreedoras, así como la verificación de los asientos contables con su documentación respaldatoria;
3) que las técnicas de control que se aplicarán en dicho sistema de registración permiten cubrir los objetivos de control sobre el procesamiento de las operaciones y que existen adecuados procedimientos que permiten mitigar los potenciales riesgos de alteración de las registraciones;
4) que el sistema propuesto permitirá a este Organismo obtener los datos necesarios para su adecuada fiscalización;
5) certificación del estado de los registros en uso.
La firma deberá ser legalizada por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas.
e) Plan de cuentas y modelos impresos de los registros, con explicación de su forma de utilización.
f) Compromiso explícito por parte de la entidad de mantener los equipos necesarios, a disposición de inspectores de este Organismo, peritos, etc., que le sean requeridos para la compulsa de sus registros, que permitan llevar a cabo el proceso de lectura e impresión en papel de los contenidos de los soportes ópticos. Asimismo deberá dejar constancia que mantendrá actualizada la tecnología que permita la lectura de los discos ópticos durante el período que la normativa vigente determina para mantener los archivos de registros contables (artículo 67° del Código de Comercio, por un período mínimo de 10 años), sin que ello represente modificación del sistema contable a implementar ni en los generadores de subdiarios.
g) Nota consignando que el sistema de la entidad se ajusta a lo dispuesto en el punto 37.1.4 del Reglamento General de la Actividad Aseguradora (en adelante RGAA), respecto a que:
1) las denuncias de siniestros deben registrarse en el día,
2) posibilidad de imprimir todas las denuncias ingresadas diariamente por riesgo o sección, para los Registros de “Denuncias de Siniestros” y “Actuaciones Judiciales” y
3) que al cierre de cada mes serán grabadas conforme al sistema propuesto.
h) Que los registros Auxiliares de Inventario se adecuan en su confección y plazo a lo dispuesto en el punto 37.1.9. del RGAA, y que los registros de Riesgos de Trabajo contemplan lo dispuesto en la Resolución N° 24.334.

37.4.2. Informes posteriores del Auditor Externo.
a) Con posterioridad a la autorización el Auditor Externo deberá incluir un párrafo, en sus Informes de auditoría de estados contables, sobre si los sistemas de registros mantienen la condiciones de seguridad e integridad en base a las cuales fueron autorizados.
b) En el referido Informe deberá dejarse constancia que se han utilizado soportes ópticos no regrabables y que los mismos se ajustan a los procedimientos de seguridad informática estipulados en el punto 37.4.4.

37.4.3. Requisitos que deben poseer los discos ópticos utilizados.
a) Los discos ópticos deberán estar identificados por número de serie preimpreso de fábrica, único e irrepetible.
b) El soporte debe cerrarse de forma tal que posteriormente no permita borrar, modificar, sustituir ni alterar la información, debiendo ser un soporte de única escritura y múltiples lecturas (WORM).
c) Deberá utilizarse un disco óptico para cada mes y registro contable. A opción de la entidad, y en la medida que se respeten los plazos dispuestos en el punto 37.1. del RGAA, podrán incluirse mensualmente más de un registro en cada disco óptico.
d) En caso de corresponder, se consignará una aclaración sobre la utilización de códigos en las registraciones contables, independientemente que contengan una explicación del concepto al que responden. Estos códigos no reemplazarán el nombre de la cuenta que corresponda a la imputación contable a registrar.
e) El sistema de contabilización debe permitir la individualización de las operaciones, las correspondientes cuentas deudoras y acreedoras y su posterior verificación, con arreglo al artículo 43 del Código de Comercio.
f) Cada archivo debe contener una vista previa de impresión (formato original de los listados impresos) que permita dividir el registro contable en folios numerados correlativamente.
g) Mensualmente en el Libro de Inventario y Balances deberá transcribirse el siguiente detalle para cada disco óptico:
o Denominación del registro contable.
o Mes o período al que corresponde el registro contable.
o Nombre del archivo o de los archivos grabados en el soporte.
o Cantidad de folios que contiene el registro contable.
o Cadena de caracteres alfanumérica obtenida para cada uno de los archivos que integran el soporte, al someterlos a la ejecución del programa Md5.

37.4.4. Seguridad informática de los registros grabados en discos ópticos.
Los discos ópticos deberán ser almacenados en forma ordenada dentro de armarios ignífugos, bajo llave de seguridad y protegidos de la luz, el calor y la humedad. Una vez grabados, se realizarán copias de resguardo de los respectivos archivos.
Los discos ópticos deberán ser identificados mediante una etiqueta o rótulo externo, que contará con los siguientes datos mínimos:
o Nombre de la Sociedad.
o Denominación del Libro y número de orden.
o Período de operaciones que abarca.
o Cantidad de Folios que contiene.

Todos los folios deberán estar encabezados con los siguientes datos:
o Nombre de la Sociedad.
o Denominación del Libro y número de orden.
o Período de operaciones que abarca.
o N° de orden del folio.
En el primer folio deberá constar, además de los datos precedentemente indicados, la fecha de emisión del listado grabado en el disco óptico.
En ningún caso los archivos incluidos en soportes ópticos deben ser compactados.
Aclaraciones sobre el uso del programa Md5:
El programa Md5 toma, como parámetro de entrada, la dirección de un archivo cualquiera (path), dando como resultado una cadena de caracteres.
No se considera posible que ante el mismo parámetro de ingreso (archivo) se puedan obtener como resultado dos cadenas de caracteres distintas.
El programa Md5 puede obtenerse de la página web de esta SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS DE LA NACION (www.ssn.gov.ar), mediante el siguiente procedimiento:
a) Descargar el aplicativo, el cual se encuentra compactado.
b) Descompactar el archivo denominado Md5.zip.
c) Como resultado surgen dos archivos: Md5.exe y Cygwin1.dll.
Instrucciones:
a) Ingresar a la modalidad de comando (MS-DOS).
b) Ubicarse en la carpeta donde se encuentra Md5.exe y Cygwin1.dll.
c) Escribir Md5 Nombre de archivo.
Ejemplo:
o Md5.exe está ubicado en la carpeta C:/Md5.
o Archivo: 0106999.A está ubicado en la carpeta C:/archivos.
Llamada al programa:
o Ubicarse en la carpeta donde se encuentra Md5.
o Escribir: Md5 C:/archivos/0106999.A
o Presionar la tecla “Enter”
o Md5 da como resultado del proceso una cadena de caracteres y debe ser corrido independientemente para cada uno de los archivos a incluir en los respectivos soportes ópticos.

 

Art. 2° – Dentro de los treinta (30) días siguientes a su publicación en el Boletín Oficial, las entidades que actualmente se encuentren autorizadas utilizar sistemas de registros contables en soportes ópticos, deberán presentar a este Organismo una nota detallando los procedimientos y plazos para adecuarse al régimen establecido en la presente Resolución.

 

Art. 3° – Regístrese, comuníquese y publíquese en el Boletín Oficial. – Claudio O. Moroni.

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